Audyt wewnętrzny to gorący, ale ważny czas dla firmy, jej pracowników oraz przełożonych. Jednak dzięki niemu można usprawnić niektóre procesy w przedsiębiorstwie i sprawić, że działania wszystkich zaangażowanych w projekt wejdą na nowy, wyższy poziom. Jednak aby tak się stało, należy nie tylko skrupulatnie przeprowadzić wewnętrzną kontrolę, ale również odpowiednio przygotować raport z powziętych działań. Tylko jak to zrobić?
Jakiego rodzaju audyty wewnętrzne można przeprowadzać w firmie?
Na rynku istnieje wiele typów audytu wewnętrznego. Do najpopularniejszych należą: audyt informacyjny, finansowy, a także operacyjny. Poniżej znajduje się charakterystyka każdego z nich:
- informacyjny – jest organizowany, aby zbadać systemy bezpieczeństwa, które działają w firmie. Oprócz tego czynności tego typu powinny prowadzić do ustalenia, czy procedury, które mają miejsce w trakcie procesu zarządzania bezpieczeństwem, są współmierne z ogólnie przyjętymi regulacjami prawnymi,
- finansowy – opiera się na czynnościach weryfikacyjnych autentyczność sprawozdania finansowego, a także przedstawionego przez organizację budżetu. Audyt tego rodzaju jest obejmuje weryfikację przestrzegania reguł rachunkowości i sprawdzenie zgodności zapisów, które znajdują się w księgach rachunkowych. Opinia audytora jest najistotniejszą składową audytu. Jego rola polega na weryfikacji zgodności oraz dokładności sprawozdań finansowych, a zarazem wydajności oraz skuteczności działań dotychczasowo realizowanych,
- audyt operacyjny – ten rodzaj audytu jest skupiony na weryfikacji autentyczności i skuteczności funkcjonowania systemów, czyli systemu kontroli zarządczej, która podlega audytowi. Pod drobiazgową ocenę audytora podlega weryfikacja czynności sztabu kierowniczego takich jak: zarządzanie ryzykiem w firmie czy realizacja założonych celów. Osoba, która przeprowadza audyt operacyjny, sporządzając sprawozdanie, umieszcza polecenie usprawnienia funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Z racji wagi pracy osoby przeprowadzającej audyt wewnętrzny na to stanowisko dany kandydat powinien nabyć odpowiednie kwalifikacje i kompetencje. W tym celu należy wziąć udział w szkoleniu z audytu wewnętrznego, aby nie tylko móc pracować w zawodzie, ale też wykonywać woje obowiązki z najwyższą jakością.
Jaki jest cel audytów wewnętrznych?
Ogólnie cel przeprowadzenia audytu wewnętrznego jest jeden i uniwersalny dla wszystkich firm. Audyt ma za zadanie pomóc danej organizacji w osiąganiu jej celów. Powinny mieć one jednak konkretne cechy, czyli powinny być mierzalne, realne, jasno określone, odpowiednie, czy też określone w czasie. Jednak wyróżnia się pewną typologię, która może być pomocna przy weryfikacji celu, biorąc pod uwagę typ przedsiębiorstwa. Są to cele:
- strategiczne – są bardzo szczegółowe, a zarazem osadzone w konkretnych ramach czasowych i jednocześnie odnoszą się do misji organizacji. Cele strategiczne przyczyniają się do stworzenia wytycznych, które określają sposób, w jaki firma może osiągnąć najwyższe cele w ich hierarchii,
- sprawozdawczości – wiążą się z rzetelnością zewnętrzną i wewnętrzną sprawozdawczości finansowej oraz pozostałych informacji finansowych,
- operacyjne – dotyczą skuteczności oraz efektywności czynności instytucji, w tym wykonywania zleconych zadań ich wartości i ochrony zasobów przed nieprawidłowym ich wykorzystywaniem.
- zgodności – odnoszą się do weryfikacji przestrzegania obowiązujących przepisów i norm.
Jak i po co tworzone są raporty?
Powodem, dla którego audytor przeprowadza kontrolę wewnętrzną, jest intencja, by przedsiębiorstwo w pełni wykorzystało wszelkie dane i informacje, które raport dostarcza osobom decyzyjnym. W ten sposób te osoby mogą właściwie ocenić procesy wewnętrznej kontroli, a także proces zarządzania ryzykiem w badanych obszarach, dzięki temu można podjąć odpowiednie działania. Raport powinien zostać stworzony w oparciu o adresata tego sprawozdania, aby był w pełni użyteczny. Oprócz tego audytor powinien zwrócić uwagę na takie kwestie jak:
- przejrzysta i czytelna struktura oraz język raportu,
- właściwa identyfikacja adresatów raportu, dostosowując komunikację do potrzeb odbiorcy,
- wysoki poziom merytoryczny,
- sporządzenie raportu w określonym terminie.
Audyt wewnętrzny jest sporządzany przez osobę kompetentną i doświadczoną, która wykaże wszelkie niedociągnięcia oraz zaproponuje rozwiązania, mające na celu usprawnić działanie przedsiębiorstwa w określonym sektorze. Ważne jest jednak, aby audytor swoje wnioski zawarł w przystępnie napisanym raporcie, który będzie dostosowany do odbiorców. Tylko wtedy jego działania będą miały sens.