Faktura jako potwierdzenie, że dana transakcja została dokonana, powinna jasno wskazywać z jakim typem rozliczenia mamy do czynienia. Obowiązkowe elementy, jakie musi zawierać faktura, zostały wskazane w ustawie z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. W identyfikacji dokumentu mogą pomóc dopiski do faktur. W określonych przepisami przypadkach jest to wręcz element wymagany.

Czym są dopiski do faktur?

Dopisek do faktury to krótka notatka informacyjna wskazująca na to, z jakim typem faktury mamy do czynienia. Standardowo znajduje się on na samej górze dokumentu – tuż pod numerem faktury.

Dodatkowe informacje mogą być dopisane do faktury pod warunkiem, że ich wprowadzenie nie wpływa negatywnie na czytelność lub zniekształcenie danych podstawowych znajdujących się na dokumencie.

Jakiego typu dopiski na fakturze są dozwolone?

W ustawie o podatku od towarów i usług wskazano jakie elementy powinna zawierać faktura, jednak nie wprowadzono ograniczenia co do ich formy. W związku z tym część informacji można zawrzeć podczas wystawiania faktury w formie elektronicznej, a następnie dopisać do tego informacje odręczne. Tak przygotowana faktura powinna zawierać podsumowanie, w którym zawarte są wszystkie wcześniej wskazane informacje. Wszystko to należy oczywiście zrobić przed odbiorem faktury przez nabywcę.

Na fakturze VAT można dodatkowo umieszczać informacje takie jak: sposób odbioru, miejsce dostawy itd.

Dopiski na fakturze po wprowadzeniu faktury do obrotu

Czy można wprowadzić adnotacje po zaksięgowaniu faktury? Po wprowadzeniu faktury do obrotu dopiski na fakturze nie mogą występować. Tym bardziej w formie odręcznej. Jest to niedopuszczalne ze względu na to, że obie strony powinny posiadać jednakową treść dokumentu, a w przypadku dopisków wprowadzonych ręcznie może być to niemożliwe. Adnotacje jak najbardziej można dodać wcześniej, np. podczas wystawiania faktur online.

Na jakiego typu fakturach można robić dopiski?

Dopiski można robić na wszystkich fakturach. W przypadku niektórych metod płatności są one wręcz wymagane (np. slip payment). Dla podatnika będącego osobą prawną konsekwencją braku zawarcia adnotacji jest dodatkowe obciążenie w postaci sankcji 100% VAT.

W przypadku niektórych metod płatności dopiski do faktur są obligatoryjne

Prosty sposób na wprowadzenie dopisków

Dużym ułatwieniem dla przedsiębiorców wystawiających faktury jest korzystanie z programów do wystawiania faktur online. Mają oni wtedy dostęp do już gotowej listy dopisków, które można wykorzystać. Oto kilka z nich:

• Samofakturowanie – używa się go w przypadku wystawienia faktury przez nabywcę (decyduje o tym podatnik);
• Metoda kasowa – służy rozliczeniom tzw. małym przedsiębiorcom;
• Faktura VAT – MP – jeżeli mamy do czynienia z uproszczonym rozliczeniem podatku od towarów i usług (również dla małych przedsiębiorców);
• Faktura VAT EU – wykorzystywany jeżeli dochodzi do sprzedaży usług na terenie Unii Europejskiej z zagranicznym kontrahentem;
• Odwrotne obciążenie – podobnie jak w przypadku samofakturownia używa się go w przypadku rozliczenia VAT przez nabywcę (jest narzucone odgórnie w określonych przypadkach);
• Procedura VAT marża – w przypadku naliczania podatku jedynie od marży, czy różnych między kwotą należności, jaką ma zapłacić nabywca i ceną nabycia, pomniejszoną o kwotę podatku;
• Procedura marży dla biur podróży;
• Procedura marży – towary używane;
• Procedura marży – dzieła sztuki;
• Procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki;

Oprócz wskazanych pozycji można wprowadzać również inne dane w zależności od potrzeb danego przedsiębiorcy. Może to być, chociażby podstawa prawna co do zastosowanej stawki zwolnionej.

Zakaz zmiany treści faktury

Tak jak wcześniej wspominaliśmy,  jeżeli faktura jest już wprowadzona do obrotu, to nie należy zmieniać jej treści, ponieważ może się wtedy stać wadliwym dowodem księgowym. Edycja nazw, kwot, stawek podatkowych, czy też dokonywanie skreśleń po wystawieniu faktury nie powinna mieć miejsca na fakturze pierwotnej. Do tego służą noty korygujące oraz  korekty faktur.

Przedsiębiorca powinien też pamiętać, że faktura składa się z oryginału i kopii, które muszą być ze sobą zgodne.