Przedsiębiorcy prowadzący firmy zajmujące się przewozem towarów mają obowiązek zadbania nie tylko o środki transportu, ale również o przewożony towar, a także komfort pracy i bezpieczeństwo kierowców, co jest związane z koniecznością posiadania stosownych dokumentów.
Niedopełnienie tego obowiązku wiąże się z nałożeniem kar na właściciela przedsiębiorstwa i kierowcę.
Co możemy określić nazwą dokumentacji transportowej?
W prowadzeniu przedsiębiorstwa transportowego istotną rolę pełnią dokumenty transportowe, których posiadanie jest niezbędne dla zapewnienia odpowiednich informacji, zarządzania firmą, sterowania pracą osób w niej zatrudnionych oraz ich kontrolowania. Dokumenty te dotyczą zarówno transportu krajowego, jak i zagranicznego.
Innym ich podziałem jest ten ze względu na sposób przewozu towaru. Tu wyróżniamy dokumenty wymagane w transporcie morskim, śródlądowym, lądowym i lotniczym. Przepisy nakładają na przewoźnika wiele obowiązków, czego dowodem jest konieczność posiadania rozbudowanej dokumentacji.
Niektóre z nich powinien posiadać kierowca wykonujący usługę przewozową, a inne z kolei muszą znaleźć się w siedzibie firmy. Do nich należą papiery potwierdzające uprawnienia zatrudnianych przez właściciela przedsiębiorstwa kierowców, wymagane informacje o towarze, który musi być zawsze dokładnie opisany oraz wszelka dokumentacja związaną z prowadzeniem działalności gospodarczej.
Niezwykle istotną sprawą jest to, aby były one kompletne i właściwie przechowywane. Prowadzenie i uaktualnianie dokumentacji jest warunkiem uniknięcie kar finansowych, które mogą nałożyć na właściciela firmy odpowiednie organy kontrolujące.
Dokumenty kierowcy
Kierowca wykonujący przewozy transportowe powinien posiadać dokumenty, które są wymagane podczas kontroli drogowej. Należą do nich te dotyczące kierowcy, który realizuje usługę przewozową, a wśród nich papiery potwierdzające uprawnienia do wykonywania zawodu oraz kierowania pojazdem, czyli:
- prawo jazdy,
- kartę i świadectwo kierowcy,
- zaświadczenie o ukończeniu kwalifikacji oraz szkoleniu okresowym,
- zaświadczenie o ważnych badaniach psychologicznych i lekarskich,
- zaświadczenie o działalności.
Kierowca powinien posiadać przy sobie wykresówki lub dane z tachografu, a w przypadku przewożenia niebezpiecznych materiałów również uprawnienia do przewożenia tego rodzaju materiałów. Drugą kategorią dokumentów kierowcy, które powinien posiadać przy sobie specjalista wykonujący usługę transportową są te, które potwierdzają dostęp do rynku przewozowego, a wśród nich:
- licencja przedsiębiorstwa, w którym jest zatrudniony, na transport drogowy rzeczy,
- wypis z licencji wspólnotowej lub z zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika.
Kolejna kategorią dokumentów, które musi posiadać przy sobie kierowca są dokumenty pojazdu takie jak:
- dowód rejestracyjny i ubezpieczenie OC,
- świadectwo informujące o dopuszczeniu pojazdu do przewożenia niebezpiecznych materiałów w przypadku przewożenia tego typu towaru,
- upoważnienie do korzystania z samochodu,
- w przypadku przewozów międzynarodowych certyfikat EURO, który jest załącznikiem do międzynarodowego zezwolenia,
- świadectwo powiatowego lekarza weterynarii, zatwierdzającego pojazd w przypadku przewozu żywych zwierząt.
Kolejną i ostatnią już kategorią dokumentów, które powinien posiadać ze sobą kierowca, wykonujący usługę transportową są dokumenty charakteryzujące przewożony przez niego ładunek, a wśród nich:
- świadectwo pochodzenia transportowanego towaru oraz list przewozowy, wydawane przez kraj, z którego pochodzi towar,
- faktura VAT i WZ oraz kwit wagowy.
Dokumenty kierowcy ze względu na specyfikę przewozu
Kierowca wykonujący przewóz szczególnego rodzaju towaru powinien posiadać ze sobą oprócz wyżej wymienionych dokumentów również:
- w przypadku przewożenia żywności i towarów, które szybko ulegają zepsuciu świadectwo ATP,
- świadectwo fitosanitarne,
- w przypadku przewożenia materiałów niebezpiecznych pisemne instrukcje postępowania oraz świadectwo ADR,
- w przypadku transportowania zwierząt dokumenty, które określają czas trwania transportu, pochodzenie zwierząt oraz ich właściciela oraz licencję kierowcy,
- podczas transportowania odpadów wymagane dokumenty wraz z zaświadczeniem o wpisie do rejestru marszałka województwa,
- dokumenty potwierdzające posiadanie zezwoleń na nienormatywny przejazd.
Dokumenty kierowcy na międzynarodowych trasach?
Kierowcy wykonujący międzynarodowe przewozy powinni posiadać zezwolenie i licencję na transport międzynarodowy, karnety TIR oraz ATA i CMR, zezwolenie EKMT, zezwolenie na przewóz kabotażowy, a także świadectwo kierowcy, jeśli jest on obywatelem państwa spoza UE.
Dokumenty przechowywane w firmie transportowej?
Wśród dokumentów kierowcy przechowywanych w firmie transportowej powinny się znaleźć między innymi: licencja na wykonywanie zawodu przewoźnika, certyfikat posiadania kompetencji zawodowych, ubezpieczenia OC pojazdów wraz z wykazem tych, które są własnością firmy.
Obowiązkiem właściciela przedsiębiorstwa transportowego jest przechowywanie przez okres dwunastu miesięcy dokumentów takich jak: wykresówki i dane cyfrowe, zapisane na dyskach lub innych nośnikach pamięci, a także informacje o czasie pracy kierowców.
Poza tym obowiązkiem przedsiębiorcy jest przechowywanie akt pracowniczych w postaci umów o pracę zawartych z kierowcami, zaświadczeń o odbyciu przez nich okresowych szkoleń oraz zaświadczenia o ukończeniu kwalifikacji zawodowych, warunków wynagrodzenia, kopie orzeczeń psychologicznych i lekarskich o zdolności do wykonywania zawodu kierowcy, kserokopie praw jazdy.
Właściciel przedsiębiorstwa transportowego jest odpowiedzialny również za wyposażenie kierowcy w niezbędne dokumenty, które są wymagane podczas kontroli drogowej.