Posiadanie magazynu jest jednym z podstaw prowadzenia działalności gospodarczej. Wynika to z wymogu właściwego przechowywania dóbr materialnych, dzięki czemu zapewnia się prawidłowe funkcjonowanie przedsiębiorstwa. W przypadku jednoosobowej działalności nie ma jednego stanowiska co do konieczności prowadzenia magazynu. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca nie może się zdecydować na prowadzenie magazynu. Wiąże się to z szeregiem zalet, ale także minusów.
Prowadzenie magazynu w firmie produkcyjnej lub usługowej
Podstawową zaletą prowadzenia magazynu w tym przypadku jest przejrzysty obraz obrotu towarów oraz materiałów w procesach produkcyjnych. Jest to zwłaszcza pomocne, kiedy przedsiębiorstwo posiada sporą liczbę zróżnicowanych towarów, które należy na bieżąco śledzić (np. produkty z krótkim terminem przydatności). Prowadzony system pozwoli na wyeliminowanie strat finansowych i dalej idących kłopotów. Wraz z tym otrzymuje się gwarancję bezpieczeństwa dla przedsiębiorstwa.
Prowadząc ewidencję stanu produktów, przedsiębiorca jest w stanie reagować na aktualne zapotrzebowania. Jest świadomy posiadanych towarów i materiałów. Poprzez obserwację procesów zamówień, produkcji i sprzedaży może wypracować system, niwelujący braki magazynowe.
Prowadzenie dokumentacji cenowej staje się łatwiejsze i bardzie przejrzyste. Bez większych problemów można sprawdzić obroty w firmie oraz ile zarabia na konkretnych usługach. To znów daje kolejne możliwości w planowaniu. Długoterminowe procesy w produkcji i handlu, dają obraz co do opłacalności działań firmy. Szybka reakcja i zrezygnowanie z czynników generujących straty, również należy do szeregu zalet prowadzenia magazyny.
Koszty wynikające z prowadzenia magazynu
Podczas podejmowania decyzji o założeniu magazynu dla swojego przedsiębiorstwa, należy przygotować się na dodatkowe koszty. Wynikają one z utrzymania oraz wyposażenia magazynu. Można je podzielić na trzy kategorie:
- obsługa magazynu (m.in.: struktura informatyczna oraz prowadzenie dokumentacji),
- utrzymanie budynku,
- wyposażenie (np.: regały, półki, chłodnie).
Magazyn w działalności jednoosobowej może wydawać się trudnym przedsięwzięciem, ze względu na koszty oraz konieczność utworzenia infrastruktury. Ta pierwsza myśl może powstrzymywać przedsiębiorców przed zdecydowaniem się na magazyn. Jest to podstawowy błąd, popełniany przez niektórych. Wprowadzenie przejrzystego systemu znacznie usprawni pracę i przyśpieszy działanie przedsiębiorcy.
Prowadzenie magazynu a spis z natury
Pomimo braku obowiązku prowadzenia ewidencji stanu magazynu, wszystkie jednostki gospodarcze, w tym również te jednoosobowe, mają konieczność sporządzenia remanentu w celu ustalenia właściwej podstawy do opodatkowania w zeznaniu rocznym. Istotne jest prawidłowe przeprowadzenie spisu, aby uniknąć problemów skarbowych.
Art. 2 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, przedstawia obowiązek spisu wszystkich: towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, będących na stanie. Prawidłowo prowadzona ewidencja, staje się pomocą dla przedsiębiorców podczas przeprowadzania spisu w wymienionych terminach i przypadkach:
- 1 dzień stycznia,
- na koniec roku podatkowego,
- w dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego,
- w przypadku utraty w ciągu roku podatkowego prawa do zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym,
- w przypadku zmiany wspólnika,
- w przypadku zmiany proporcji udziałów wspólników,
- w przypadku likwidacji działalności.
Systemy wspomagające prowadzenie magazynu
Prowadząc jednoosobową działalność obsługa magazynu może być wyjątkowo uciążliwa. Niewątpliwą pomocą mogą być narzędzia teleinformatyczne. Warto skorzystać chociażby z programu do wystawiania faktur. Nie musi to już stanowić wyzwania, ani zabierać cennego czasu. Programy są proste w obsłudze, usprawniając cały proces. Warto przejrzeć pełną ofertę narzędzi, dostępnych na rynku i znaleźć najbardziej wszechstronny i dogodny sposób do wystawiania faktur i nie tylko.
Niektóre spośród programów automatycznie uzupełniają dane kontrahenta z bazy GUS oraz sprawdzają, czy jest czynnym podatnikiem VAT, a także czy numer rachunku bankowego występuje na tzw. białej liście.
Należy zwrócić uwagę na bezpieczeństwo gromadzonych danych oraz dodatkowe funkcje np.: wybór rachunku bankowego dla pojedynczego dokumentu, sprawdzenie historii działań na konkretnej fakturze, a także wprowadzania zapłaty bezpośrednio podczas tworzenia dokumentów sprzedaży.
Koszty powiązane z podjęciem decyzji o prowadzeniu magazynu oraz wyborem programu do wystawiania faktur, nie są tak wielkie, kiedy spojrzy się na szereg zalet związanych z tym, jak wpływają one na ułatwienie prowadzenia firmy. Rzetelne prowadzenie magazynu w przypadku działalności jednoosobowej zapewni kontrolę nad aktualnym stanem oraz szybszą reakcję na braki w przedsiębiorstwie. Minimalizacja strat finansowych przyniesie szereg korzyści dla dalszego rozwoju firmy. Pozwoli także utrzymać porządek w dokumentacji.